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Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, TKG 2003). Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen, wenn Sie unsere Website besuchen und unseren Dienst nutzen.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Kollektive Technology OÜ
Männimäe 1, Pudisoo küla
Kuusalu vald, Harju maakond
74626 Estland
Registernummer: 14785476

E-Mail: info-steuer-ki@steuer-ki.com

3. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

3.1 Website-Besuch

Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden automatisch Informationen allgemeiner Natur erfasst. Diese Informationen (Server-Logfiles) beinhalten etwa die Art des Webbrowsers, das verwendete Betriebssystem, den Domainnamen Ihres Internet-Service-Providers und Ähnliches. Hierbei handelt es sich ausschließlich um Informationen, die keine Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen.

3.2 Registrierung und Nutzung des Dienstes

Bei der Registrierung für unseren Dienst erheben wir folgende Daten:

  • Name und Vorname
  • E-Mail-Adresse
  • Kanzleiname
  • Kontaktdaten (optional: Telefonnummer, Geschäftsadresse)
  • Rechnungsinformationen

3.3 Mandanten- und Steuerdaten

Im Rahmen der Nutzung unseres KI-gestützten Dienstes verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten, einschließlich:

  • Steuerrechtliche Anfragen und Dokumente
  • Mandanteninformationen
  • Steuerberechnungen und Analysen
  • Hochgeladene Dokumente und Verträge

Diese Daten werden ausschließlich zur Erbringung unserer Dienstleistung verarbeitet und vertraglich nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

4. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

  • Bereitstellung und Betrieb unserer KI-gestützten Plattform
  • Verwaltung Ihres Benutzerkontos
  • Verarbeitung von steuerrechtlichen Anfragen mittels künstlicher Intelligenz
  • Kommunikation mit Ihnen bezüglich unseres Dienstes
  • Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung
  • Technische Wartung und Verbesserung unserer Dienstleistungen
  • Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen

5. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte überwiegen

6. Datensicherheit und Hosting

6.1 Hosting in Deutschland

Alle Daten werden ausschließlich auf ISO-27001-zertifizierten Servern in Deutschland gespeichert und verarbeitet. Es erfolgt keine Übermittlung Ihrer Daten in Drittländer außerhalb der Europäischen Union.

6.2 Verschlüsselung

Wir verwenden moderne Verschlüsselungstechnologien zum Schutz Ihrer Daten:

  • TLS 1.3 Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
  • Verschlüsselte Speicherung sensibler Daten
  • Unsere Hosting- und KI-Partner führen regelmäßige Security-Audits und Penetrationstests durch

6.3 Zertifizierungen

Unsere Hosting- und KI-Partner (Hetzner, Microsoft Azure) sind nach ISO 27001 und SOC 2 Type II zertifiziert. Dadurch profitieren Sie von höchsten Sicherheitsstandards auf Infrastrukturebene.

7. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt ausschließlich:

  • Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
  • Zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
  • An unsere Auftragsverarbeiter (z.B. KI-Dienstleister, Hosting-Provider) auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO

Alle Auftragsverarbeiter sind vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet und verarbeiten Daten ausschließlich in Deutschland bzw. der EU.

8. KI-gestützte Verarbeitung

Bei der Nutzung unseres Dienstes werden Ihre Eingaben durch künstliche Intelligenz verarbeitet, um steuerrechtliche Analysen und Empfehlungen zu erstellen. Dabei gilt:

  • Ihre Eingaben werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet
  • Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Dienstleistung
  • KI-Dienstleister sind durch Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO gebunden
  • Die Verarbeitung erfolgt auf Servern in Deutschland/EU

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Im Einzelnen:

  • Vertragsdaten: Dauer der Vertragsbeziehung plus gesetzliche Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre gemäß HGB/AO)
  • Nutzungsdaten: Für die Dauer der aktiven Nutzung plus 30 Tage
  • Server-Logfiles: Maximal 7 Tage
  • Nach Löschung Ihres Accounts werden alle Daten innerhalb von 30 Tagen vollständig gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen

10. Ihre Rechte

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

  • Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen
  • Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen
  • Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten
  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen
  • Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit widerrufen

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info-steuer-ki@steuer-ki.com

11. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Estonian Data Protection Inspectorate (Andmekaitse Inspektsioon)
Tatari 39
10134 Tallinn, Estland

12. Cookies und Tracking

12.1 Technisch notwendige Cookies

Unsere Website verwendet Cookies, um die Funktionalität der Website zu gewährleisten (z.B. Session-Cookies für den Login). Diese Cookies sind technisch notwendig und werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gesetzt.

12.2 Analyse-Cookies

Wir setzen aktuell keine Analyse- oder Marketing-Cookies ein. Sollte sich dies ändern, werden wir Sie im Rahmen eines Cookie-Banners um Ihre Einwilligung bitten.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Stand dieser Datenschutzerklärung: Dezember 2025

14. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter:

Kollektive Technology OÜ
Männimäe 1, Pudisoo küla
Kuusalu vald, Harju maakond
74626 Estland

E-Mail: info-steuer-ki@steuer-ki.com